New
Job description
Urban Legal, cabinet d’avocats en pleine expansion à Sydney, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour épauler le Directeur de Pratique dans la gestion quotidienne du cabinet. Vous serez le pilier organisationnel qui assure le bon fonctionnement des activités juridiques, en garantissant une communication fluide, une facturation précise et une gestion optimale des dossiers clients.
**Missions principales**
- **Gestion de la boîte mail et du calendrier** : réception, tri et réponse aux courriels, planification des réunions, conférences téléphoniques et déplacements du Directeur de Pratique. Vous assurerez le suivi des échéances clés (délais de procédure, dates d’audience, échéances de facturation).
- **Support à la facturation et à la gestion des débiteurs** : préparation des factures, suivi des paiements, relance des clients en retard, mise à jour du tableau de bord financier. Vous collaborerez étroitement avec le service comptable pour garantir la conformité des dossiers.
- **Organisation et archivage des dossiers** : création, classement et mise à jour des dossiers physiques et numériques, respect des normes de confidentialité et de sécurité des données. Vous veillerez à ce que chaque dossier soit complet, correctement indexé et facilement accessible.
- **Amélioration des processus internes** : analyse des procédures existantes, proposition d’optimisations (automatisation, standardisation des modèles de documents, mise en place d’outils collaboratifs). Vous jouerez un rôle clé dans la digitalisation des flux de travail.
- **Communication interne et externe** : rédaction de notes de service, comptes‑rendus de réunions, correspondance professionnelle. Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des clients, fournisseurs et partenaires, garantissant une image professionnelle du cabinet.
- **Gestion des fournitures et des services généraux** : suivi des stocks de bureau, coordination avec les prestataires (imprimerie, services IT, nettoyage).
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience en assistance administrative, idéalement dans un environnement juridique ou professionnel similaire.
- Excellente maîtrise du pack Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion documentaire (SharePoint, DocuWare ou équivalents).
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais.
- Rigueur, discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations juridiques.
- Excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Proactivité, esprit d’initiative et aptitude à travailler de façon autonome tout en étant un(e) véritable joueur(se) d’équipe.
- Connaissance des bases de la facturation juridique et des procédures de recouvrement est un atout.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé dans nos bureaux modernes du centre de Sydney.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe engagée et collaborative.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, participation à des événements professionnels).
Rejoignez Urban Legal et contribuez activement à la réussite d’un cabinet qui place l’excellence juridique et la satisfaction client au cœur de ses priorités.
